Le Secrétaire Général représente l’appareil technique de la Mairie. Il travaille en étroite collaboration avec l’exécutif. Il sert aussi de guide dans la gestion des affaires administratives, conformément aux nouvelles dispositions de la loi sur la décentralisation. Il gère également les courriers et appels téléphoniques d’ordre administratifs, assure l’accueil des visiteurs puis prépare les réunions.
Démarches en mairie
Services communaux
Conformément à l’article 7 de la loi n°2019-006 du 26 juin 2019 portant modification de la loi n°2007-011 du 13 mars 2007 relative à la décentralisation et aux libertés locales modifiée par la loi n°2018-003 du 31 janvier 2018, les collectivités territoriales ont pour mission la conception, la programmation et l’exécution des actions de développement d’intérêt local de leur ressort territorial, en particulier dans les domaines économiques, social et culturel. Elles définissent leurs politiques de développement local et les priorités de financement des projets relevant de leurs domaines de compétence. Au niveau de la commune, le conseil municipal, organe délibérant, définit les orientations de développement. Il s’appuie sur un organe opérationnel, l’Exécutif communal, à la tête duquel se trouve le maire, chef de l’administration communale encore appelée mairie. Le maire est assisté par le Secrétaire général qui coordonne les activités des différents services de la commune.
Le Secrétaire général
Les Directions
La mairie de Kozah 1 dispose pour le moment de deux directions composées de divisions et de sections. Il est prévu très prochainement la création de nouvelles directions afin de renforcer la capacité managériale de la municipalité. Les deux directions fonctionnelles sont :
- La Direction des Affaires Financières (DAF)
- La Direction des Services Techniques (DST)
En plus de ces deux directions, il existe deux divisions, notamment
- La Division des Affaires Administratives (DAA) et
- La Division de la Planification et du Développement (DPD).
La Direction des Affaires Financières
Elle est composée de deux divisions, à savoir la division des recettes et la division des dépenses.
La Division des Recettes (DR)
Elle est subdivisée en trois Sections, à savoir la Section Contrôle des Taxes, Section Recouvrement et Avis d’Imposition et la Section Enregistrement des Recettes. Elle a pour attributions la collecte des taxes, des redevances et autres recettes, la tenue des états d’assiette, la préparation des titres et des pièces justificatives des recettes, l’établissement des états intermédiaires, le contrôle des recouvrements de taxes en rapport avec la Trésorerie Régionale, la vente des timbres, des tickets de stationnement et d’encombrement etc.
La Division des Dépenses (DD)
Elle comprend trois sections, à savoir la Section Marchés Publics, Section Budget et Comptabilité et la Section Dépense et Caisse d’avance. Cette division est chargée de l’étude, la prospection et la simulation des documents budgétaires, l’élaboration des budgets, la préparation des actes à caractère financier, la comptabilité générale et analytique, le suivi de la Trésorerie Régionale, la tenue de la comptabilité matière par la gestion des immeubles, des amortissements et des stocks, la tenue des fiches, des registres et des livres d’inventaires. Elle s’occupe également de l’engagement des dépenses, de l’établissement des bons de commande, le suivi des contrats des marchés et conventions, la tenue de la comptabilité d’engagement et des registres, des liquidations et de la vérification des factures, de la préparation des pièces justificatives , des opérations de liquidation et ordonnancements, des traitements de salaires, des indemnités et des charges sociales, des états intermédiaires, des régies d’avances et de la comptabilité des opérations du projet d’assainissement de la ville de Kara.
La Direction des Services Techniques
Ces directions comprennent plusieurs divisions et sections. Les attributions des divisions et des sections se présentent comme suit:
La Division de la Géométrie, de l’Urbanisme et de l’Habitat(DGUH)
Elle a pour attributions d’organiser l’occupation des sols et de percevoir plusieurs droits connexes tels que la norme de construction ou d’habitation, les plans locaux d’urbanisme, les règles d’urbanisme, la procédure de permis de construire, la signalisation verticale et horizontale de la gestion de la circulation et du stationnement, l’occupation du domaine public, la préparation et la délivrance des certificats administratifs, l’action d’habitat social et privé, l’urbanisme et l’aménagement.
La Division de la Voirie et des Ateliers Municipaux(DVAM)
Elle est chargée de la réfection et de l’aménagement de la voirie communale. Elle a pour responsabilités la conception des projets d’entretien des routes et des rues de la Commune, le suivi des travaux réalisés par les concessionnaires ou entreprises de travaux publics, le suivi et la réception des travaux, la création, la rénovation, l’entretien et la mise en œuvre du réseau d’éclairage public, d’adduction d’eau et du téléphone dans la commune, le contrôle et le suivi des agents des ateliers municipaux. Elle veille à la construction des écoles et des services publics sur les domaines de l’Etat.
La Division de la Propreté, de l’Assainissement et de la Coopération avec les Institutions de Développement (DPACID)
Elle est composée de deux sections, à savoir la Section de la Propreté, de l’Assainissement et de l’Environnement et la Section de la Coopération avec les Institutions de Développement. La Première s’occupe de la création, la rénovation et l’entretien du réseau d’assainissement, la gestion des véhicules municipaux, la gestion des demandes de vidange assurée par les camions et celles des travaux de ramassage de sable et de gravier, la gestion des travaux d’enlèvement des ordures ménagères dans la Commune.
La seconde s’occupe de l’exécution et du suivi de la convention de partenariat sur les travaux d’assainissement de la ville de Kara avec le SIAAP, le FEM-Volta et autres.
Les Divisions
Il s’agit de la Division des Affaires Administratives et celle de la Planification et du Développement.
La Division des Affaires Administratives (DAA)
Elle comprend les sections suivantes:
La Section Secrétariat (SS)
La Section Secrétariat (SS) a pour rôle principal la réception et le traitement de tous les courriers et appels téléphoniques. Elle assure l’accueil des visiteurs, prépare les réunions etc.
La Section Ressources Humaines (SRH)
Elle est chargée de la gestion administrative des dossiers du personnel tels que les reclassements, les avancements, les recrutements, les départs définitifs à la retraite, le congé annuel e, les permissions etc.
La Section Règlement et Contentieux (SRC)
elle est chargée de l’interprétation des lois et règlements, la préparation des projets de décisions, de contrats, des conventions et baux, de l’étude et du règlement des litiges et conflits, du suivi des actions en justice et des relations avec les instances juridictionnelles et administratives.
La Section Etat Civil (SEC)
Elle est chargée de l’établissement des actes d’Etat Civil : actes de naissance, de mariage, de décès, de transcriptions des jugements supplétifs. Toutes ces pièces sont informatisées. La SEC établit aussi certains dossiers ...
La suite...La Section Légalisation (SL)
Elle s’occupe de la réception et de la légalisation de toutes pièces d’Etat Civil et bien d’autres documents qui nécessitent une légalisation, tels que les bulletins de classe, les relevés de notes, les attestations de diplôme, etc.
La Section Communication (SC)
Elle s’occupe de la conception et la réalisation des documents d’information et de communication ainsi que de la relation avec la presse.
La Section Archives Communales (SAC)
Elle a pour attributions l’archivage des dossiers et documents municipaux, la gestion du fonds documentaire pour les services et la population et la réalisation de documentaires historiques écrits ou visuels...
La suite...La Division de la Planification et du Développement (DPD)
Pour une bonne animation du dispositif de suivi- évaluation du plan de développement communal (PDC), il est prévu la mise en place d’une Division de la Planification et du Suivi –Evaluation (DPSE) au sein de l’administration communale.
Cette division a pour attributions :
- Élaborer les outils de planification et de suivi- évaluation ;
- Élaborer les fiches de projets ;
- Préparer et appuyer la recherche de financement ;
- Élaborer en collaboration avec la DAF les dossiers financiers d’appel de fonds ;
- Participer à l’élaboration du plan du suivi-évaluation du PDC ;
- Centraliser et harmoniser les programmes hebdomadaires, mensuels et trimestriels de travail des différentes directions de la mairie en lien avec le PDC ;
- Suivre en collaboration avec les autres responsables de directions et divisions l’exécution des activités et projets communaux ;
- Organiser avec les autres responsables de direction les visites de chantiers et les réceptions de travaux ;
- Recueillir les informations de suivi et les centraliser dans la base de données ;
- Donner les orientations techniques au comité technique et du Comité de Coordination Locale (CCL) dans le cadre de la mise en œuvre du PDC ;